Tips untuk mengejar PhD

Menjadi doktor, mungkin itu sebuah angan bagi kebanyakan kita termasuk saya. Dahulu bisa lanjut ke jenjang Master saja, bagi saya sudah sebuah lompatan yang sangat jauh, apalagi jadi doktor tidak pernah terbersit dalam hati. Tapi berdasarkan pengalaman saya, semua orang bisa melanjutkan ke jenjang S3 (PhD/Doktor) jika memiliki keinginan yang kuat dan persiapan yang matang.

Untuk bisa melanjutkan study ke program doktor atau PhD, perlu beberapa “senjata” yang harus dipersiapkan. Berikut beberapa hal yang perlu dilakukan dalam proses pelamaran PhD, terutama yang project based sepanjang pengetahuan saya dan hanya mungkin berlaku di negara2 sekitar Belgia. Mungkin beberapa negara memiliki prosedur yang berbeda.

Jenis PhD

1. Full Time Research. Untuk program ini, riset PhD dilakukan di Universitas  selama 3-5 tahun (tergantung universitas dan juga supervisor)  kadang di kombinasikan dengan beberapa course jika diperlukan.
2. Sandwich Program. PhD tipe ini dilakukan sebagian waktu di host university di eropa, dan sebagian lagi di salah satu universitas di negara siswa tersebut tinggal, (e.g., di Indonesia).
3. Part time PhD. Program ini biasanya bagi yang bekerja di industri atau lembaga riset yang ingin melanjutkan study, namun tetap melakukan pekerjaanya. Biasanya materi dari PhD tersebut adalah materi dari pekerjaannya, sehingga dapat di kombinasi antara pekerjaan dengan study.

Jenis pembiayaan program PhD:

1. Project based. Kebanyakan untuk program PhD di eropa adalah dengan menggunakan funding yang didapat dari project yang dilakukan/diajukan oleh sang supervisor/profesor karenanya untuk project ini kita tidak perlu mengajukan proposal riset. Funding didapat dari project yang akan kita lakukan. Biasanya project tersebut mendapatkan grant dari universitas, pemerintah negara tersebut, lembaga international (seperti WHO, EU), atau juga didapat  dari perusahaan multinational (seperti Novartis). Untuk program PhD seperti ini, biasanya tidak ada yang mengikat antara pemberi beasiswa dan mahasiswa setelah PhD selesai. Hanya biasanya untuk PhD yang dibiayai oleh perusahaan, selain mengerjakan main PhD projectnya, kita juga diharapkan menjadi konsultan/pekerja di perusahaan tersebut. Karena kita “bekerja” untuk project tersebut, maka kita akan menerima “salary” yg biasanya di tertera di setiap iklan dari lowongan tsb. Keuntungan dari hal ini adalah kita dapat langsung pengalaman di dunia industri yang dikombinasikan dengan dunia akademik.
2. Scholarship. Pilihan kedua untuk mendapatkan PhD adalah melalui beasiswa yang diberikan oleh badan pemberi beasiswa seperti NFP, DAAD, VLIR (khusus untuk vlir master scholar, sandwich program), Dikti, Menkominfo, dll.  Funding untuk PhD seperti ini biasanya adalah program dari APBN atau merupakan program bantuan atau hibah (kecuali VLIR).
3. Individual based. Ada juga program self funding PhD dimana sang mahasiswalah yang menanggung semua biaya selama study.

Cara mengetahui informasinya?

 Jawaban untuk hal ini: GOOGLING. Untuk project based PhD, banyak sekali informasi lowongannya,  informasi tersebut dapat dilihat melalui website dari universitas yang diinginkanseperti:

1. http://www.kuleuven.be/personeel/jobsite/vacancies.html
2. http://www.uhasselt.be/vacancies
3. http://ki.se/ki/jsp/polopoly.jsp?d=469&a=88392&l=en

dan juga beberapa “search engine” website:

1. http://www.academictransfer.com/?set_language=en
2. http://www.academicjobseu.com/
3. http://www.jobs.ac.uk/jobs/phd
4. http://jobs.phds.org/

Kapan mulai melamar?

Untuk Project based, tidak ada bulan2 spesifik untuk pendaftaran. Deadline tergantung dari kapan mereka akan memulai project tersebut. Bahkan ada yang lowongan tetap terbuka hingga ada student yang layak untuk mengisi lowongan tersebut. Karenanya  mulailah mencari2 informasi sesegera mungkin. Meski kita sedang menyelesaikan program Master, jangan tunggu hingga kita lulus, karena biasanya untuk proses dari pengiriman lamaran hingga mulai PhD cukup lama. Ada banyak Master student yang telah direkrut menjadi PhD student sebelum mereka menyelesaikan master nya.

Untuk program PhD dari institusi pemberi beasiswa, biasanya ada waktu-waktu tertentu guna pelamaran beasiswa. Hal ini bisa di cek di website organisasi tersebut.

Untuk PhD dari beasiswa atau self funding, kita harus mengajukan riset proposal ke professor yang kita tuju. Setelah profesor tersebut mau menerima kita sebagai studentnya kita bisa mendapatkan letter of acceptance.

Apa saja yang diperlukan dalam melamar?

Dokumen-dokumen seperti CV, cover letter (lihat contoh di: link), transcript nilai,  recommendation letter  biasanya diperlukan dalam proses perlamaran. Dalam CV, gunakan CV standard dan selain data2 yang biasany harus dicantukan di dalam CV lebih baik dimasukan juga daftar publikasi, refeeree (pemberi referensi) dll.  Untuk surat rekomendasi, perlu diingat bahwa surat rekomendasi  (bisa didapatkan dari supervisor thesis kita selama master program) biasanya dikirim langsung oleh sang supervisor ke tempat yang akan kita lamar jika diminta. Sering juga calon supervisor kita/profesor di universitas yg kita lamar, langsung mengontak referee kita  (via email atau telephone). Rekomendasi adalah hal yang sangat berperan dalam proses penerimaan PhD.

Pengiriman lamaran/aplikasi biasanya melalui email atau menggunakan online system dari website universitas.

Setelah melamar terus????

Setelah kita mengirimkan lamaran,  proses selanjutnya adalah wawancara. Yang perlu diingat bahwa tidak semua lamaran kita akan mendapatkan response wawancara. Jika kita sudah dipanggil untuk wawancara, peluang kita untuk diterima sudah sangat besar. Wawancara bisa dengan face to face,  telephone, atau teleconference (misal dengan skype). Jangan mudah menyerah kalau kita sudah berkali2 mengirimkan lamaran tapi belum pernah mendapatkan panggilan. Ada banyak kejadian dimana setelah mengirimkan puluhan lamaran akhirnya dia dipanggil untuk wawancara. So keep trying….!!

Dalam wawancara, pertanyaan bervariasi dari mulai latar belakang pendidikan, program study yang sedang dilakukan (S2), alasan tertarik dengan project tersebut,  keahlian yang dimiliki berkesesuaian dengan project,  hingga ke teknis/skill yang diinginkan. Tak jarang selecting commitee memberikan beberapa paper untuk dibaca sebelum wawancara untuk dibahas selama wawancara. Juga ada yang harus mempresentasikan summary dari paper tersebut. Di proses ini kita harus bisa menyakinkan mereka kalau kita memiliki skill yang mereka perlukan, ataupun kita mungkin tidak sepenuhnya bisa, kita mau belajar sehingga mampu melakukan project tsb. Proses wawancara kadang lebih dari satu kali. Penentuan penerimaan kandidat diputuskan melalui rapat komite doktorat.

Kapan dimulai dan berapa lama?

Setelah rapat komite menentukan hasil seleksi dan kita mendapatkan tawaran PhD tersebut, kita akan diminta untuk memulai pada waktu yang telah diinformasikan sebelumnya di pengumuman lowongan. Namun tanggal mulai tidak lah terlalu “straight”. Jika kita menginginkan kita bisa mengajukan kapan kita ingin mulai, namun tidak terlalu jauh dari yang telah ditentukan.

Program PhD bervariasi di setiap negara dan  universitas. Untuk di UK, biasanya lama study adalah 3 tahun. Untuk Belanda, Belgia dan sekitarnya, biasanya antara 3 hingga 5 tahun.

Masa kontrak berbeda2, ada yang kontrak selama 2 tahun dan dapat diperbaharui untuk 2 tahun berikutnya (berdasarkan hasil evaluasi) atau juga ada yg kontaknya pertahun (evaluasi pertahun).

Ada beberapa universitas (misal di beberapa fakultas di KU Leuven) yang mensyaratkan bagi siswa untuk melalui tahap yang dinamakan pre-doctoral program, atau yang juga di kenal dengan preparatory program.

Program pre-doktoral  yang berkisar antara enam bulan sampai dengan satu tahun ini pada dasarnya adalah sebuah proses “seleksi” bagi calon mahasiswa S3 dan juga proses pengenalan Project bagi calon mahasiswa dan juga proses pengenalan supervisor akan calon mahasiswa tersebut. Apakah memang dia layak untuk meneruskan ke jenjang S3.

Selama program pre-doc ini, selain melakukan penelitian terkadang calon mahasiswa  tersebut diharuskan mengambil beberapa mata kuliah serta harus mengikuti ujian.  Nilai ujian ini menjadi salah satu hal yang akan dilihat dalam evaluasi predoc program. Selain itu diakhir masa predoc, calon mahasiswa diharapkan mampu mempresentasikan hasil penelitiannya dihadapan penguji pembimbing dan atau para promotornya. Jika ternyata dinyatakan lulus, maka langsung bisa masuk ke program PhD yang biasanya adalah 4 tahun.

Sukses !!!!!

This figure is a joke, so don’t worry…becoming a phd student can be  fun as well …. I will explain it in the next post 🙂